ครอบคลุม Disruptive Technology ที่ขับเคลื่อนธุรกิจในยุคดิจิทัล

หน้าแรก > คลังเก็บ > บล็อก > การทำงานแบบไร้กระดาษ : การใช้กระดาษที่น้อยลงเป็นจอกศักดิ์สิทธิ์ของระบบอัตโนมัติและการแปลงข้อมูลเป็นแบบดิจิทัล (Digitisation) หรือไม่?
image
การทำงานแบบไร้กระดาษ : การใช้กระดาษที่น้อยลงเป็นจอกศักดิ์สิทธิ์ของระบบอัตโนมัติและการแปลงข้อมูลเป็นแบบดิจิทัล (Digitisation) หรือไม่?
image
มิถุนายน 9, 2021 บล็อก

 

ผู้เขียน: คุณ Kaushik Bagchi, รองประธานกรรมการฝ่ายการจัดการข้อมูลเอเชียแปฟิซิก ของ ASG Technologies

การติดตามข่าวสารบนมือถือของเรานั้นกลายเป็นหนึ่งในการเปลี่ยนแปลงด้านพฤติกรรมที่เห็นได้ชัดอันเนื่องมาจากโรคระบาดโควิด-19  โดยครั้งหนึ่งพวกเราไม่สามารถเริ่มต้นวันได้หากไม่ได้จับและสัมผัสหนังสือพิมพ์ ซึ่งในตอนนี้ได้ถูกกดดันให้อ่านข่าวแบบดิจิทัล ผ่านแอพหรือจากเว็บไซต์ข่าว ซึ่งเราจำเป็นต้องปรับตัวให้เข้ากับโลกที่เปลี่ยนแปลงไป เหมือนภาษิตที่รู้จักกันดีว่า “นิสัยเดิมๆ แก้ยาก”  และอาจจะถึงเวลาที่ต้องเพิ่มประโยคที่ว่า “ซึ่งต้องใช้เวลาและความพยายาม

ในทำนองเดียวกัน ผมคิดว่าหนึ่งในการเปลี่ยนแปลงหลังจากเกิดโรคระบาดโควิด-19 จะเป็นวิธีการทำงานขององค์กรแบบไร้กระดาษซึ่งเป็นจอกศักดิ์สิทธิ์ของระบบอัตโนมัติและการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัล (Digitisation) มาเป็นเวลานานแล้ว ด้วยความสำเร็จที่อยู่ในวงจำกัดเท่านั้น  แต่ในตอนนี้ถึงเวลาแล้วที่เทรนด์นี้จะแพร่กระจายออกไปเพื่อเป็นประสบการณ์ในการเร่งครั้งใหญ่และอาจจะเป็นจุดเปลี่ยนด้วยซ้ำไป

จากความคาดหวังในการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่นี้ ผมจะพยายามค้นหาคำตอบสำหรับคำถามที่ว่า “ธุรกิจต่างๆ จะทำงานแบบไร้กระดาษได้อย่างไร”

ในการเริ่มตอบคำถามนี้ เราต้องถามตัวเองก่อนว่า ทำไมธุรกิจส่วนใหญ่ยังคงใช้กระดาษอยู่ ทำไมถึงเป็นเช่นนั้น ทั้งที่มีการใช้เทคโนโลยีการสแกนและ DMS มาเป็นเวลานาน แต่ก็ยังมีการใช้กระดาษเป็นหลัก จากการสำรวจปัญหาเหล่านี้ เราพยายามทำความเข้าใจว่าสถานการณ์เปลี่ยนแปลงไปอย่างไร โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเกิดโรคระบาคโควิด-19  ซึ่งมีเหตุผลดังต่อไปนี้:

  1. Mindset กรอบความคิด – จาก “แบบสำรวจการทำงานแบบไร้กระดาษ” ในช่วงปลายปี 2018 พบว่า 44% ของพนักงาน ยังคงใช้กระดาษแม้ว่าจะสามารถเลือกแบบไร้กระดาษได้  นี่เป็นตัวอย่างที่เห็นได้ชัดของนิสัยที่แก้ได้ยาก ซึ่งเวลาอาจจะช่วยให้เปลี่ยนได้ แต่มันยังไม่เร็วพอ  ดังนั้นการดิสรัป เช่น โรคระบาด COVID-19 จะช่วยเร่งให้เกิดการเปลี่ยนแปลงได้อย่างมาก  โดยความจำเป็นในการเพิ่มระยะห่าง ซึ่งไม่ใช่แค่ระหว่างผู้คนเท่านั้น ,แต่ยังรวมถึงจากวัตถุที่ผ่านหลายมือในปัจจุบัน ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงอย่างเป็นธรรมชาติ เพื่อหลีกเลี่ยงการสัมผัสกับกระดาษ ยกเว้นแต่กรณีที่จำเป็นจริงๆ
  2. กฎระเบียบ – การจัดเตรียมและการเก็บรักษาเอกสารการกำกับดูแลกิจการเป็นสิ่งสำคัญในการเก็บรักษาเอกสารเหล่านี้ในรูปแบบทางกายภาพ  ความคิดเห็นต่างๆ ,คำอธิบายเพิ่มเติม คำอธิบายประกอบ และสำเนาเอกสารที่ลงลายเซ็นต์ยังคงเป็นเอกสารที่ต้องใช้ในกระบวนการการกำกับดูแลและการปฏิบัติตามกฎหมายอยู่มาก  อย่างไรก็ตามเมื่อเวลาผ่านไป เอกสารและการกรอกข้อมูลจำนวนมากได้เปลี่ยนเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ และลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ยังเป็นที่ยอมรับในโลกของการทำธุรกิจ  เราคาดว่าความต้องการในการใช้กระดาษเพื่อวัตถุประสงค์ด้านกฎระเบียบจะน้อยลงในไม่ช้านี้   โดยการนำเสนอ ,การเก็บรักษา และการยอมรับทางด้านกฎหมายของเอกสารดิจิทัลที่มีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จะทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงที่ชัดเจนมากขึ้นในการใช้การงานแบบไร้กระดาษ
  3. ระบบนิเวศ ecosystem– บริษัทส่วนใหญ่ใช้เทคโนโลยีการทำงานร่วมกันแบบดิจิทัลสำหรับการสื่อสารภายในและความต้องการด้านเอกสาร  อย่างไรก็ตาม เมื่อพวกเขาพิจารณาการขยายเครือข่ายทางธุรกิจ พวกเขายังต้องเผชิญกับการใช้กระดาษเป็นจำนวนมาก การใช้กระดาษดำเนินไประหว่างพวกเขากันเอง ,คู่ค้า ,ซัพพลายเออร์ และลูกค้า  ทำให้เกิดปัญหาในการรักษาระบบสองระบบที่แตกต่างกันในการจัดการขั้นตอนในการทำงาน: ระบบดิจิทัลขับเคลื่อนประสิทธิภาพการทำงานภายในองค์กร และระบบทางกายภาพสำหรับการใช้ระบบนิเวศ ecosystem  การตั้งค่านี้จะเปลี่ยนไปด้วยเช่นกัน ,  การจัดการข้อมูลเนื้อหาบนคลาวด์ และวิธีการใช้เทคโนโลยีอัตโนมัติจะมอบประสบการณ์ Omnichannel ที่ยอดเยี่ยม  นอกจากนี้ยังมีการแลกเปลี่ยนทางการค้าอุตสาหกรรมโดยเฉพาะ และแพลตฟอร์มที่จะเร่งการเปลี่ยนแปลงนี้  ระบบนิเวศแบบ ครบวงจรจะถูกแปลงเป็นดิจิทัล โดยทุกฝ่ายที่เข้าร่วมจะมีส่วนร่วมและได้ใช้เอกสารในรูปแบบดิจิทัล  ซึ่งสภาพแวดล้อมทางธุรกิจหลังโรคระบาดโควิด-19 จะเป็นตัวกระตุ้นให้เกิดการเปลี่ยนแปลงนี้ และเราคาดว่าบริษัทส่วนใหญ่เริ่มใช้แผนงานในการลดการใช้เอาสารในระบบนิเวศอย่างช้าๆ
  4. การขาด Technology Adoption โดยบริษัทต่างๆ ได้นำเทคโนโลยีดิจิทัลรุ่นต่างๆ มาใช้ ซึ่งไม่มีความสามารถที่ครอบคลุมกระบวนการแบบครบวงจรในปัจจุบันได้ พวกเขาไม่สามารถจัดการกระบวนการทั้งหมดของการบันทึกเอกสารที่ไม่มีโครงสร้าง ,สร้างกระแสงาน  เวิร์คโฟลว์ ที่ราบรื่น และขับเคลื่อนระบบอัตโนมัติเพื่อลดขั้นตอนการทำงานของมนุษย์ได้อย่างแม่นยำ  ส่งผลให้เกิดความล้มเหลวในการสร้างประสบการณ์ Omnichannel ที่ราบรื่นสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด และด้วยลูกค้าส่วนใหญ่ กระบวนการนี้ถูกแจกจ่ายข้ามกลุ่มเทคโนโลยีและได้ดำเนินการในเวลาที่ต่างกันโดยมีเป้าหมายที่แตกต่างกัน  ประสบการณ์ใช้งานไม่ราบรื่น , และกระดาษยังคงมีการใช้อยู่ในกระบวนการการทำงาน

สิ่งนี้กำลังจะมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว แพลตฟอร์มระบบดิจิทัลแบบอัตโนมัติจำเป็นต้องมี เพื่อให้มีความสามารถทางด้านเทคนิคที่จำเป็นในการเปลี่ยนแปลงนี้ด้วยความรวดเร็วและมีความยืดหยุ่น  ซึ่งการรวมบริการที่จำเป็นในการเปลี่ยนแปลงนี้ควรได้รับการรวมเข้าด้วยกันไว้ล่วงหน้าในแพลตฟอร์ม เพื่อช่วยให้ลูกค้าเปลี่ยนจากขั้นตอนที่ใช้กระดาษเป็นประสบการณ์ดิจิทัลที่สมบูรณ์แบบโดยใช้เวลาและค่าใช้จ่ายเพียงครึ่งเดียว

อุตสาหกรรมมีความพยายามในการลดการใช้กระดาษและขับเคลื่อนระบบดิจิทัลมาโดยตลอดเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการผลิตและการทำงานร่วมกัน  กระดาษมักจะเกะกะ ,เปลืองพื้นที่ และมีข้อจำกัดจำนวนผู้ใช้เพียงคนเดียว  ซึ่งการแบ่งปันความรู้นั้นง่ายกว่ามากเมื่อเป็นระบบดิจิทัล  สภาพแวดล้อมในปัจจุบันอาจกล่าวได้ว่ามีความต้องการในรูปแบบนี้  เหตุผลที่ทำให้มีการเปลี่ยนแปลงนี้ไม่มีที่สิ้นสุด ซึ่งผมหวังว่าการดิสรัปเนื่องจากการระบาดของโรค COVID-19 นี้ จะนำเราผ่านจุดเปลี่ยน เมื่อเราหันมาใช้กระดาษน้อยลงและนำไปสู่การทำงานแบบไร้กระดาษ

(0)(0)